Planejamento de Custos. Saiba como fazê-lo da maneira correta para 2023.

A gestão por centro de custo é a estratégia que divide internamente a operação financeira da empresa em setores para ratear despesas e receitas.

O objetivo é obter informações detalhadas, de atuação e resultado, para compreender a performance individual de cada setor. Trata-se de uma maneira mais lógica de reduzir falhas e otimizar as ações positivas no caixa.

Mas e na sua empresa: como é feita a análise de resultados financeiros?

São avaliados dados básicos, como receita, despesas e lucro, ou há um estudo mais profundo para entender os acertos e erros de cada uma das áreas dentro da companhia?

Se você faz uma análise mais completa, que olha individualmente para os diferentes departamentos, é bem provável que sua empresa já atue com um modelo de centro de custo.

Ao colocar o orçamento dividido em uma gestão por centros de custo, a empresa passa a ter mais controle. Cada unidade passa a operar como uma repartição financeira singular, o que expõe forças e fraquezas de cada uma delas. Os relatórios de despesas, por exemplo, passam a ser interpretados com muito mais facilidade e eficácia.

Assim, na hora de tomar decisões importantes, como distribuição de investimento, por exemplo, fica fácil ser mais assertivo.

Como montar um centro de custo: aprenda com este exemplo

Criar um centro de custo é mais simples do que parece. Mesmo assim, preparamos um exemplo rápido para te ajudar a entender melhor e aplicar em sua empresa.

Só é possível saber o retorno do investimento se você conhece onde e com o que esse dinheiro está sendo gasto.

Por isso, o primeiro passo é categorizar os gastos.

Ao separá-los por categorias, a tarefa de analisar os resultados individuais dos centros de custo se torna muito mais simples.

As categorias mais comuns são:

• Aluguel;

• Equipamentos;

•  Compra de materiais;

• Viagens corporativas;

• Reuniões externas;

• Folha de pagamento;

•  entre outros.

Lembre-se, no entanto, de que cada empresa possui suas individualidades e necessidades únicas. Então, preste bem atenção na hora de categorizar e não se limite apenas pelas mais comuns.

Entre as categorias, não deixe de destacar viagens corporativas e reuniões externas. É sempre importante ter controle sobre esse tipo de gasto para reduzir a possibilidade de fraudes e gastos desnecessários.

Com a categorização de gastos pronta, você já pode criar seus centros de custo. Faça a divisão financeira interna da sua empresa entre departamentos viáveis e que façam sentido para uma revisão de resultados.

Também é possível criar uma separação por projetos. Uma nova área de captação de clientes e/ou recursos, uma nova solução tecnológica ou até mesmo um novo processo para contratação de talentos.

Se você consegue mensurar o resultado individual de um grupo de ação, vale a pena usá-lo como centro de custo.

Os benefícios da gestão por centro de custos:

Redução de despesas

A partir da divisão de receitas e gastos entre as áreas fica muito mais fácil para os empreendedores entenderem a forma como o dinheiro da empresa é utilizado de acordo com as necessidades envolvidas; onde é possível reduzir despesas; e quais setores precisam de investimentos pontuais, por exemplo.

Otimização do processo produtivo

Quando listamos as receitas e despesas de cada área, para construir os centros de custos, temos uma visão mais clara das atividades executadas em cada setor ou projeto. E a partir disso, fica muito mais fácil distribuir os recursos entre os departamentos da organização.

Responsabilidade compartilhada

Ao invés de centralizar determinados gastos em apenas um setor, com o centro de custos, a empresa consegue diluir em outros departamentos que também vão utilizar determinado investimento, a fim de compartilhar e equilibrar as movimentações financeiras.

Além disso, a divisão por centro de custos possibilita que as áreas tenham ainda mais responsabilidade sobre a gestão financeira do departamento em questão. Dessa forma, todos os colaboradores assumem a responsabilidade de controlar de perto os gastos e despesas da empresa e contribuir com a otimização financeira, sempre que possível.

Melhor análise de resultados e tomada de decisões

Você já sabe, não é? Análises e decisões são muito melhores quando definidas em cima de dados. E quando segmentamos essas informações financeiras a partir dos centros de custo, os empreendedores conseguem ter uma visão da gestão da empresa por partes, contribuindo com escolhas propícias para o cenário e objetivos do negócio.

Em síntese, é muito mais fácil acompanhar a gestão financeira de uma empresa de acordo com as suas partes, entendendo a real necessidade e característica de cada uma, do que ver o todo e tomar decisões em cima de um cenário macro, que talvez não faça tanto sentido para as áreas, de forma segmentada.

Mais facilidade para atingir metas

A lista de benefícios dos centros de custos poderia seguir aumentando, mas vamos finalizar com a contribuição no atingimento de metas. Ela se dá pelo fato de que essa prática permite entender os resultados de cada setor, dentro de um determinado período. E assim, definir metas se torna mais assertivo e coerente de acordo com as necessidades da empresa e características financeiras de cada setor.

Quais são os tipos de centro de custo?

A categorização de centros de custo dentro de uma empresa é feita de acordo com a ligação direta ou não aos lucros do negócio. Abaixo explicamos melhor esses dois tipos:

Centro de custo produtivos

Centro de custo direto significa que ele impacta departamentos que estão ligados à geração de lucros da empresa. Alguns exemplos são as áreas de vendas e marketing, pois participam diretamente do processo de entrada de recursos na empresa.

Centro de custos não produtivos

Já o centro de custo não produtivo é aquele que não possui relação direta com a geração de lucro. Ele costuma ser voltado para as áreas relacionadas ao administrativo e financeiro e causam despesas. Por isso os seus resultados são negativos, mesmo não prejudicando a empresa.

Mas como isso se traduz em um benefício para a empresa?

Ao saber quanto foi gasto com cada centro de custo, o gestor poderá tomar decisões mais assertivas.

Imagine ter acesso fácil às informações individuais sobre cada setor dentro da empresa, quanto foi investido no período e qual foi o retorno da atividade. Torna-se mais simples saber onde investir mais dinheiro e traçar o planejamento, não é mesmo?

Ao ter total conhecimento dos valores gastos, a empresa passa a ter mais controle das ações. Mas isso ainda pode melhorar, o THOR ERP oferece uma série de relatórios e controles instantâneos que agilizam a sua gestão facilitando muito a sua rotina – o que contribui para o desenvolvimento de sua empresa. Acesse clicando em THOR ERP e faça uma avaliação gratuita para conferir, é muito fácil de usar e você continua se quiser e cancela a qualquer momento.

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